メールの整理術
僕は、メールを整理しない。
その昔、PCに来るメールはアウトルックなどのメールソフトで受信。
きたメールは１通ごとにフォルダに分けたりしていた。
そのフォルダ分けのノウハウや、バックアップの重要性などこれまでメールの整理術は様々あった。
しかし昨今、営業やメルマガ、スパムも含めトンデモない数のメールが日々届く。
こうなると大変。
毎日メールの整理をするだけで、時間を取られる。
そして「あれ？あのメールどこだっけ」なんてことになる。
では、今この大量にメールがきて処理を求められる状況において、僕がどうしているのか？
そのノウハウを教えよう。
それは。。。。。
整理しない
ん？おかしくない？
いや、おかしくないんです。
そう、もう一回言いますよ。
僕のメールの整理術は「整理しない」んです。
はい、ほとんど整理をしません。
なぜか？
まず大前提に、僕は普段からメールのやり取りを会社のオフィシャルなアドレスであっても「Gmail」を使っています。
Google Appsというサービスをつかっています。
Gmailのシステム上で会社のメールなどをやり取りしています。
当然、Gmailからメールを出しても差出人は会社のアドレスになります。
そして、このGmailを使うことで、クラウド化は当たり前ですが、以下の恩恵があります。
１、容量
２、検索能力
１、容量
GoogleAppsのGmailには３０ギガの容量があります。
これは少しづつ増えています。
なお、３０ギガのイメージがつかみにくいかもしれませんので、調べてみると１ギガでもちろん分量や添付資料にもよりますが２０万通くらいのメールだそうです。
ということは２０万通×３０ギガ、すなわち６００万通のメールが受け取れます。
なお、ビジネスマンが１日に受診するメールですが多い人で３０通くらいだそうです。
となりますと１年で３６５日×３０日＝１０９５０通
すなわち少なくとも理論値で言うと５００年分以上のメールを受け取れる容量があります。
こう考えますと、いちいち削除したりする必要もなく、それも己のPCではなくgoogleのサーバーにたまるだけですから負担もありません。
まずは気にしないでいい容量が強みですね。
２、検索能力
次に強力なのが検索能力。
Gmailにはgoogleお得意の検索機能があります。
だから整理しなくともgmailの検索窓の探したいメールの一部でいいから入れると、すぐにサーバーからメールを探し出します。
いちいち来たメールをフォルダ分けして、過去のメールを探す手間は不要。
例えば、あの見積もりどこいったかな？という場合も「見積もり」と入れれば関連するメールだけがずらっと並びます。
非常に便利、これでメールが見つからなかったことはありません。
はっきり言って、仕事をする上で「探し物」ほど無駄な時間はありません。
必要なメールがさっと見つかる。
これがGmail最大の強みであり、また整理を必要としな理由です。
だから、あとは来たメールを処理すればいいだけ、いちいち削除するか悩むこともありませんし、フォルダ分けもしません。
なお、自動で振り分けする能力も高いので、ラベルだけ作っておけば楽チンです。
と、いうことで。。。
長くなりましたが、これが僕がメールの整理をしない理由です。
やらなくていいことは徹底的に手を抜く。
これに限りますな。
