自分でなんでもやってる社長のみなさまへ 業務改善のススメ

自分でなんでもやってる社長のみなさまへ 業務改善のススメ

最近、通常業務の合間にしていることがある。
それは業務の改善についてだ。

中小企業だからこそ必須の業務改善

業務の改善というと、大手企業がよくやっていることだと思うが、実際には僕は中小企業こそ、業務改善が必要と考えている。

僕もほぼほぼ個人でやっているレベルなので、そもそもは業務改善なんて、一部の大きな会社が取り組むことだと思っていた。
しかし、ここ数年いろいろな仕事のカタチをみていく上で、僕と同じような小さい会社に大きな問題があるのかに気が付いた。

それが業務の属人化である。

業務の属人化とは

業務の属人化とは、案件ごとの業務が「担当者に聞かないと分からない」という状況です。

個人や、2、3人。また10人までの中小企業では起きがちなことです。
もう少し具体的にお話しするとこんな感じである。

各々が仕事をしているが、各々の仕事の対応方法や進捗状況、またお客様への対応方法などがその担当者しか分かっていないという状況。

属人化

社長に聞かなきゃ分からない。
そんな風になっていないだろうか?

大手の場合はマニュアル化とシステムがある

ちなみに、こうしたことは大手企業では起こりにくい。
理由としては、マニュアル化とシステム化が徹底しているからである。

マニュアル

思い出してほしい、こんな経験はないだろうか?

とある大手がおこなっているサービスがある。
以前も問い合わせをしたのだが、ちょっと商品について気になったので再び電話した。
すると、初めて話すオペレーターが電話口に出たのだが、こう言われた。
以前、●●の件でも××の件でお電話いただいていますね。

ちゃんと情報が引き継ぎ、共有されているのだ。
当然これが大きなお金をかけて、システム化されているからだし、またコールセンターを外注で持っているのか自社で持っているのか、なんにせよお金をかけている。

これが、中小企業でできているだろうか?
また、属人化してるので、こんな風に電話で答えていないだろうか?

その件は、社長しか分かりません。
あいにく今出かけていますので、分かりません。

誰のために属人化をやめるのか?

このように属人化をすることが、なぜ悪い?
そう考える中小企業もあるだろう。
特に一人でやっている僕のようなところなんて大丈夫、僕の頭に全部入っているからなんて思っていないだろうか。

まあ、そんな僕でもそう思っていたわけで。
業務が属人化することで、何が一番問題になるのだろう。

例えば、うちの場合、業務の95%は僕に属人化されてる。
しかし、その仕事の中でマニュアルなどはなく、どこにどういう情報があるかについても分からないだろう。

全て僕の頭の中にある。

では、ここで質問。

もし、このまま属人化のまま時が経過していくリスクは?

一番考えられるのは死亡・事故・傷害リスク

もし、今自分に何かあったらどうなるだろう?

僕はこれを考えた時、属人化を変えないといけない!と思いました。
僕の頭の中にあるとすれば、もし、今僕に何かあったらどうなるのだろう?ということ。

それは業務用パソコンでバックアップを取っていない状況で、ハードディスクが突然吹っ飛んだと同じ状況。

すなわち、業務が止まります。

そうなると、誰が迷惑かかるのか?

僕?
僕の会社?
家族?

いえ、違います。
一番ご迷惑をかけるのは、今お付き合いしているお客様なのだ。

うちの場合でも賃貸管理業務をしていますが、もし急に僕に何かあれば預かった賃料を、どこにどれだけ振り込めばいいのか誰も分からず。誰もできないという事態に。

これはとんでもなく迷惑をかけることになる。

そこで、僕は数ヶ月前から業務改善をおこない、マニュアル化や仕組み化を今隙間時間を見つけてはおこなっている。

ぜひ、もしあなたが社長でこのように業務が属人化しているのであれば、少し振り返ってほしい。
非常に危ない。

中小企業こそ、業務の改善と属人化から脱しないといけないのだ!

僕としても、色々なツールなども利用しこの業務改善のノウハウは中小企業向けに公開したいと思っているので、楽しみに待っておいてください。



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