メールの整理術




メールの整理術

僕は、メールを整理しない。

その昔、PCに来るメールはアウトルックなどのメールソフトで受信。
きたメールは1通ごとにフォルダに分けたりしていた。

そのフォルダ分けのノウハウや、バックアップの重要性などこれまでメールの整理術は様々あった。

しかし昨今、営業やメルマガ、スパムも含めトンデモない数のメールが日々届く。

20160110mail

こうなると大変。
毎日メールの整理をするだけで、時間を取られる。

そして「あれ?あのメールどこだっけ」なんてことになる。

では、今この大量にメールがきて処理を求められる状況において、僕がどうしているのか?
そのノウハウを教えよう。

それは。。。。。




整理しない

ん?おかしくない?

いや、おかしくないんです。
そう、もう一回言いますよ。

僕のメールの整理術は「整理しない」んです。

はい、ほとんど整理をしません。
なぜか?

まず大前提に、僕は普段からメールのやり取りを会社のオフィシャルなアドレスであっても「Gmail」を使っています。

Google Appsというサービスをつかっています。

Google Apps(グーグル アップス)とは

Gmailのシステム上で会社のメールなどをやり取りしています。
当然、Gmailからメールを出しても差出人は会社のアドレスになります。
そして、このGmailを使うことで、クラウド化は当たり前ですが、以下の恩恵があります。

1、容量
2、検索能力

1、容量

GoogleAppsのGmailには30ギガの容量があります。
これは少しづつ増えています。
なお、30ギガのイメージがつかみにくいかもしれませんので、調べてみると1ギガでもちろん分量や添付資料にもよりますが20万通くらいのメールだそうです。
ということは20万通×30ギガ、すなわち600万通のメールが受け取れます。

なお、ビジネスマンが1日に受診するメールですが多い人で30通くらいだそうです。

「ビジネスメール実態調査2014(平成26年)」発表

となりますと1年で365日×30日=10950通

すなわち少なくとも理論値で言うと500年分以上のメールを受け取れる容量があります。
こう考えますと、いちいち削除したりする必要もなく、それも己のPCではなくgoogleのサーバーにたまるだけですから負担もありません。

まずは気にしないでいい容量が強みですね。

2、検索能力

次に強力なのが検索能力。

Gmailにはgoogleお得意の検索機能があります。
だから整理しなくともgmailの検索窓の探したいメールの一部でいいから入れると、すぐにサーバーからメールを探し出します。
いちいち来たメールをフォルダ分けして、過去のメールを探す手間は不要。

例えば、あの見積もりどこいったかな?という場合も「見積もり」と入れれば関連するメールだけがずらっと並びます。
非常に便利、これでメールが見つからなかったことはありません。

はっきり言って、仕事をする上で「探し物」ほど無駄な時間はありません。

必要なメールがさっと見つかる。
これがGmail最大の強みであり、また整理を必要としな理由です。

だから、あとは来たメールを処理すればいいだけ、いちいち削除するか悩むこともありませんし、フォルダ分けもしません。

なお、自動で振り分けする能力も高いので、ラベルだけ作っておけば楽チンです。

メールにラベルを付けて整理する

と、いうことで。。。
長くなりましたが、これが僕がメールの整理をしない理由です。

やらなくていいことは徹底的に手を抜く。
これに限りますな。

仕事で使える! Google Apps 入門全集 (仕事で使える! シリーズ(NextPublishing))






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