時間術(仕事の仕方編)




時間術(仕事の仕方編)

2013年の秋くらいから、青年会議所の活動が忙しくなり仕事がどうしても遅れ気味になった。
よって時間の使い方とか、仕事の仕方を考えることが多くなり、試行錯誤してきた。
その部分を書き記しておこうと思います。

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記事としてもどんどんアップデートしていきます。

仕事のやり方

ちょっとした用事を先にする

僕の場合、と先にいいますが、僕の場合は「仕事を1つ1つやっていく」という感じではありません。
たとえばブログを書きながら、メールやラインがきたら、そのときに返信したりします。
作業中に別の作業を依頼されたら、先にしていたことと平行して進めます。

よって、最近ではToDoもつくりません。

なぜ、こうしているのかというと仕事の多くは短時間で処理できるものが多いのです。
しかしまじめな人ほど1つ1つこなしていきます。
結果大事な仕事を先にしないといけないのですが、すぐ処理できることが後回しになり結果「雑事」が貯まる。

だいたいそういうものは生産性がないから、まとめてあとでやろうとしてもモチベーションがあがりません。

いわゆる「ちょっとした用事」なら、すぐにしてしまうのです。
先に。

メールの返信などはまさにそれにあたるでしょう。
また、こうすることで相手も「うわ、レスポンスはやいな」といい印象を持つことにもつながります。

以前メールの返信の早い人の話を書きました。
こちらも参考に。

忙しい人ほどメールの返信が早いの法則

ちなみに、僕の持論ですがLINEでも既読から返信の遅い人ほど仕事がグズいです。

昼寝する

僕は昼による20分程度昼寝をします。

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もちろん椅子に座ってですが、アポがないかぎりは寝るようにしています。
朝起きてからいろんな作業をし、必死にやったところで僕の感覚では集中できるのは2時間半まででしょう。
よって朝から仕事すれば12時には集中力は切れます。

食後昼寝をすることで、集中力がリセットされるので結果仕事の効率があがり、時間がつくれます。
F1の車もかならず何周かに一度はピットインします。
それといっしょですね。

なお、寝る前にはコーヒーなどを飲んでぐっすり寝過ぎないことと、時間は20分程度にしてくださいね。

電話はまとめてする

こちらから電話を掛ける用件はまとめて掛けます。
特に時間としては11時と13時半ぎが多いです。

もちろん時間指定がある場合はその時間に掛けますが。

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11時と13時過ぎに掛けるのは理由があります。
まず11時ですが、朝一9時から30分は始業からまもなく各報告や1日の予定に見直しなどをしている人が多いです。
寄って、その時間に掛けると相手にも負担になると僕は考えています。
できるだけ午前の一仕事も終え、電話に出やすい時間帯といえるでしょう。

つぎに13時すぎです。
当然お昼の時間は相手も昼休みの可能性が高い。
よって13時なのですが、キモは13時「半」ということです。
13時ちょうどだと「よし、午後からこれをやるぞ!!」という相手のモチベーションに釘を刺すことになります。
よって少しお昼休みが終わってから、一仕事はじめたくらいに掛けるようにしています。

相手が電話に出る可能性が高い時間に掛けることで、無駄なかけ直しがないよういしましょう。

ショートメールを活用

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携帯に相手の携帯から着信が。
でも、いまはでれない。
そんなときは携帯のショートメッセージ機能をつかっています。

ショートメッセージのいいところは、余計な前文がいりません。
「いつもお世話になります、、○○社の・・・・」とかね。
だって誰からのメッセか相手も当然分かっているからです。

そして意外と携帯に掛かってきた用件の多くはショートメッセージで解決することが多いものです。
当然相手のラインを知ってればラインでもいいですが、ビジネスの対応にラインともできないし、相手のラインを知らないことがほとんどでしょう。

もちろん、ショートメッセージを使う場合は「相手に失礼なく、さらに相手が返信しやすい送り方」があります。

1,(いまこういう状況なので)ショートメッセージで失礼します。
2,なにか急ぎの問題がございましたか。
3,連絡の内容をいただければ、今すぐ出来る対応はすぐするようにします。
4,お急ぎでなければ後ほど折り返しさせていただきます。

これをちゃんと組み立ててしないと、ただの失礼な奴になります。

名刺は整理しない

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僕は名刺をたくさんもらいますが、整理しません。
机のうえに全部重ねておいています。
そもそも名刺をもらって、その名刺を見てかけ直すことってどの程度ありますか?
多くの場合は名刺をもらっただけで終わります。(もちろん職種にもよりますが。。。)

昔は細かく分類分けしていましたが、いまはしていません。
その代わり年に3回ほど名刺を思い切って捨てています。
また、逆に名刺を探してかけ直した名刺は別に保管しています。

これでこまったことはありません(笑

また、最悪今の時代相手のHPやFBなど連絡の手段は多くあります。






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